Warunki umowy o sprawowanie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami

Ustawa - ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. Dz.U. 2022 poz. 437).

Rozporządzenie - rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, w brzmieniu obowiązującym.

Osoby objęte Umową - osoby, wobec których Zleceniodawca jest obowiązany zapewnić profilaktyczną opiekę zdrowotną (art. 5 ust. 2 Ustawy), skierowane przez Zleceniodawcę na badanie w ramach Umowy.

Placówka własna - zakład leczniczy Zleceniobiorcy wymieniony w Załączniku nr 3.

Placówka Partnerska - podmiot wykonujący działalność leczniczą, uprawniony do wykonywania badań profilaktycznych, z którym Zleceniobiorca zawarł umowę o wykonywanie świadczeń na jego zlecenie (art. 14 Ustawy), wymieniony w wykazie z Załącznika nr 3.

Panel Firmy - konto Zleceniodawcy w serwisie medycynapracy24.pl, dostępne dla Administratorów Panelu.

Administrator Panelu - osoba wskazana przez Zleceniodawcę w Załączniku nr 2, posiadająca imienne konto w Panelu Firmy.

Skrzynka do orzeczeń - adres e-mail Zleceniodawcy wskazany w Załączniku nr 2 do przekazywania orzeczeń.

Orzeczenie - orzeczenie lekarskie wydane w wyniku badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego w zakresie § 3 ust. 4a albo 4b Rozporządzenia, wraz z orzeczeniem wydanym w trybie odwołania.

Dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

Zamówienie - zlecenie badania konkretnej osoby złożone w Panelu Firmy, w serwisie, telefonicznie albo e-mailem.

Zleceniobiorca sprawuje profilaktyczną opiekę zdrowotną nad Osobami objętymi Umową w zakresie co najmniej:

1. 1)badań wstępnych, okresowych i kontrolnych przewidzianych w Kodeksie pracy, wraz z orzecznictwem lekarskim do celów przewidzianych w Kodeksie pracy;
2. 2)badań i konsultacji specjalistycznych potrzebnych do wydania orzeczenia, zgodnie ze skierowaniem i przepisami;
3. 3)udziału w komisji bezpieczeństwa i higieny pracy, przeglądu stanowisk pracy, porad w zakresie ergonomii i organizacji pracy oraz innych zadań z art. 6 ust. 1 Ustawy - jeżeli Zleceniodawca je zamówi, według cennika z Załącznika nr 1.

Jeżeli Zleceniodawcą jest szkoła lub uczelnia, Umowa obejmuje także badania osób, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 4 i 5 Ustawy (uczniowie, studenci, doktoranci).

Zleceniodawca może zamawiać w ramach Umowy także świadczenia spoza zakresu ust. 1 (np. badania do celów sanitarno-epidemiologicznych, badania kierowców). Do tych świadczeń nie stosuje się § 6, chyba że osoba badana wyrazi zgodę na przekazanie wyniku Zleceniodawcy.

Umowa nie przewiduje minimalnej liczby badań ani opłaty abonamentowej.

Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia adresu e-mail osoby, która w formularzu założenia konta firmowego albo zamówienia zaznaczyła akceptację niniejszych Warunków w imieniu Zleceniodawcy, a gdy adres tej osoby był już potwierdzony w jej koncie - z chwilą wysłania formularza z akceptacją.

Przed zawarciem Umowy Zleceniobiorca udostępnia Warunki w formacie PDF, w sposób umożliwiający ich pobranie, przechowywanie i odtwarzanie oraz informuje o czynnościach technicznych prowadzących do zawarcia Umowy, o jej skutkach, o sposobie utrwalenia i udostępnienia treści Umowy oraz o sposobie poprawienia błędnie wprowadzonych danych.

Osoba zawierająca Umowę oświadcza, że jest umocowana do reprezentowania Zleceniodawcy albo działa na podstawie jego pełnomocnictwa. Zleceniobiorca może zażądać okazania dokumentu umocowania.

Niezwłocznie po zawarciu Umowy Zleceniobiorca przesyła na adres osoby zawierającej Umowę oraz na adres e-mail Zleceniodawcy do faktur, jeżeli został podany, potwierdzenie zawarcia Umowy wraz z jej treścią w pliku PDF, zawierającym dane Stron, datę i godzinę zawarcia, dane osoby zawierającej Umowę i numer wersji Warunków. Treść Umowy jest dostępna w Panelu Firmy przez cały czas jej trwania.

Strony zgodnie postanawiają, że w celu zachowania formy pisemnej, o której mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy, Zleceniodawca opatrzy treść Umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej do jego reprezentacji albo odeśle jeden egzemplarz podpisany własnoręcznie. Zleceniobiorca podpisuje Umowę w tej samej formie. Brak takiego podpisu nie wpływa na ważność i wykonywanie Umowy zawartej zgodnie z ust. 1.

Zleceniodawca kieruje Osoby objęte Umową na badania skierowaniem wystawionym zgodnie z przepisami (art. 229 § 4a Kodeksu pracy), w tym w Panelu Firmy. Zleceniodawca odpowiada za kompletność skierowania, w szczególności za opis czynników szkodliwych i warunków uciążliwych.

Zamówienie badania składa Zleceniodawca albo, za jego wiedzą, Osoba objęta Umową: w Panelu Firmy, w serwisie medycynapracy24.pl (wybór „zamawiam jako firma”), telefonicznie pod numerem 665 439 747 albo e-mailem na b2b@medycynapracy24.pl.

Zleceniobiorca potwierdza termin i miejsce badania osobie badanej i, jeśli Zleceniodawca tego chce, Administratorom Panelu. W potwierdzeniu wskazuje, czy badanie wykona Placówka własna, czy Placówka Partnerska (nazwa i adres).

Badanie wymaga osobistego zbadania osoby badanej przez lekarza (§ 3 ust. 1 Rozporządzenia).

Osoba badana przynosi skierowanie, dokument tożsamości i wymagane wyniki badań. Zleceniobiorca może zlecić badania dodatkowe, jeżeli wymagają tego przepisy lub stan zdrowia.

Zleceniodawca wyraża zgodę na wykonywanie badań, o których mowa w § 2 ust. 1, przez Placówki Partnerskie na zlecenie Zleceniobiorcy (art. 12 ust. 2 pkt 7 i art. 14 Ustawy).

Zleceniobiorca:

1. 1)powierza badania wyłącznie podmiotom wykonującym działalność leczniczą, uprawnionym do wykonywania badań profilaktycznych, z lekarzami uprawnionymi do tych badań;
2. 2)ponosi koszty świadczeń Placówek Partnerskich (art. 14 ust. 2 Ustawy); Zleceniodawca płaci wyłącznie Zleceniobiorcy według Załącznika nr 1;
3. 3)odpowiada za działania i zaniechania Placówek Partnerskich jak za własne;
4. 4)zobowiązuje Placówki Partnerskie do przekazywania mu kopii orzeczeń w celu doręczenia ich Zleceniodawcy zgodnie z § 6 oraz do przyjmowania odwołań przekazanych przez Zleceniobiorcę.

Wykaz Placówek Partnerskich jest dostępny w Panelu Firmy i na stronie medycynapracy24.pl/placowki. Zleceniodawca może w Załączniku nr 2 wyłączyć wybrane placówki albo ograniczyć badania do Placówek własnych.

Orzeczenia z Placówek Partnerskich są przekazywane zgodnie z § 6 od dnia włączenia danej placówki do doręczania przez Zleceniobiorcę (oznaczenie w wykazie). Do tego dnia orzeczenie z takiej placówki osoba badana otrzymuje w Internetowym Koncie Pacjenta i na żądanie w postaci wydruku, a Zleceniobiorca informuje Zleceniodawcę, w której placówce odbyło się badanie.

Zleceniobiorca przekazuje Zleceniodawcy Orzeczenia w pełnym zakresie wynikającym z § 3 ust. 4a albo 4b Rozporządzenia. Zleceniobiorca nie przekazuje zaleceń indywidualnych wydanych osobie badanej, karty badania, wyników badań ani rozpoznań.

Z zastrzeżeniem ust. 3, Orzeczenia przekazuje się kanałem wybranym przez Zleceniodawcę w Załączniku nr 2:

1. 1)Panel Firmy: udostępnienie pliku PDF Orzeczenia Administratorom Panelu, z jednoczesnym powiadomieniem na Skrzynkę do orzeczeń; powiadomienie nie zawiera imienia i nazwiska, wyniku, dat ani załącznika;
2. 2)e-mail: plik PDF Orzeczenia zaszyfrowany hasłem, wysłany na Skrzynkę do orzeczeń; hasło Strony ustalają telefonicznie albo innym kanałem niż e-mail; hasła nie przesyła się e-mailem;
3. 3)oba kanały jednocześnie.

Dla Orzeczeń z Placówek własnych kanałem podstawowym jest e-mail (ust. 2 pkt 2), a od dnia wskazanego przez Zleceniobiorcę w Panelu Firmy także Panel Firmy. Dla Orzeczeń z Placówek Partnerskich, o których mowa w § 5 ust. 4, kanałem jest Panel Firmy.

Terminy przekazania:

1. 1)Placówki własne: w dniu podpisania Orzeczenia przez lekarza, nie później niż następnego Dnia roboczego;
2. 2)Placówki Partnerskie: nie później niż 2 Dni robocze od dnia wystawienia Orzeczenia.

Orzeczenie wystawione w postaci papierowej w przypadkach przewidzianych w § 3 ust. 4e Rozporządzenia Zleceniobiorca przekazuje w terminach z ust. 4 jako skan, kanałem z ust. 2. Oryginał lekarz przekazuje osobie badanej i Zleceniodawcy (§ 3 ust. 4d pkt 2 Rozporządzenia), w sposób wskazany w Załączniku nr 2.

W razie braku dostępu do systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 7 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia, albo awarii Panelu Firmy, termin z ust. 4 biegnie od usunięcia przeszkody. Zleceniobiorca niezwłocznie informuje o tym Zleceniodawcę i może przekazać Orzeczenie innym kanałem z ust. 2.

Plik PDF Orzeczenia pobrany przez osobę badaną z Internetowego Konta Pacjenta i przekazany Zleceniodawcy nie zastępuje przekazania przez Zleceniobiorcę.

Zleceniodawca przyjmuje do wiadomości, że Panel Firmy nie jest aktami osobowymi. Obowiązek przechowywania Orzeczeń ciąży na Zleceniodawcy (art. 229 § 7 Kodeksu pracy). Plik Orzeczenia jest dostępny w Panelu Firmy do upływu 3 miesięcy od daty następnego badania wskazanej w Orzeczeniu, a informacja o przekazaniu przez 3 lata.

Dniem otrzymania Orzeczenia przez Zleceniodawcę jest dzień udostępnienia go w Panelu Firmy z wysłaniem powiadomienia, a przy kanale e-mail dzień wysłania wiadomości z plikiem. Jeżeli udostępnienie albo wysłanie nastąpiło po godzinie 16:00 albo w dniu niebędącym Dniem roboczym, dniem otrzymania jest najbliższy Dzień roboczy.

Zleceniodawca sprawdza Panel Firmy albo Skrzynkę do orzeczeń w każdym Dniu roboczym.

Zleceniobiorca prowadzi dziennik udostępnień, wysyłek i pobrań Orzeczeń i na żądanie Zleceniodawcy wydaje wyciąg z dziennika dotyczący danego Orzeczenia.

Odwołanie od Orzeczenia wnosi się w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania za pośrednictwem podstawowej jednostki służby medycyny pracy, w której Orzeczenie zostało wydane (§ 5 ust. 3 Rozporządzenia). Panel Firmy przy każdym Orzeczeniu wskazuje nazwę i adres tej jednostki.

Odwołanie dotyczące Orzeczenia z Placówki Partnerskiej Zleceniodawca może złożyć także Zleceniobiorcy (w Panelu Firmy albo e-mailem). Zleceniobiorca przekazuje je Placówce Partnerskiej w ciągu 1 Dnia roboczego.

Orzeczenie wydane w trybie odwołania przekazuje się zgodnie z § 6.

Zleceniodawca:

1. 1)przekazuje Zleceniobiorcy informacje o występowaniu czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych wraz z aktualnymi wynikami badań i pomiarów tych czynników, w skierowaniu i na żądanie Zleceniobiorcy;
2. 2)zapewnia Zleceniobiorcy udział w komisji bezpieczeństwa i higieny pracy, jeżeli działa ona u Zleceniodawcy;
3. 3)umożliwia przegląd stanowisk pracy w celu oceny warunków pracy;
4. 4)udostępnia dokumentację wyników kontroli warunków pracy w części dotyczącej ochrony zdrowia;
5. 5)wskazuje w Załączniku nr 2 Skrzynkę do orzeczeń, Administratorów Panelu i osobę kontaktową oraz zgłasza ich zmiany w Panelu Firmy albo e-mailem w ciągu 2 Dni roboczych; do czasu zgłoszenia przekazanie na dotychczasowy adres jest skuteczne;
6. 6)chroni dostęp do Panelu Firmy i Skrzynki do orzeczeń po swojej stronie, nie udostępnia kont i haseł oraz niezwłocznie zgłasza podejrzenie dostępu osoby nieuprawnionej.

Zleceniobiorca przyjmuje adresy do przekazywania Orzeczeń wyłącznie od Zleceniodawcy, nie od osób badanych.

Zleceniobiorca informuje właściwą inspekcję o niewywiązywaniu się Zleceniodawcy z obowiązków z ust. 1 pkt 1-4 (art. 12 ust. 4 Ustawy).

Zleceniodawca kontroluje wykonywanie Umowy przez Panel Firmy (wykaz zamówień, terminy badań, raporty ważności orzeczeń, dziennik przekazań) oraz przez żądanie informacji i wyciągów z dziennika (§ 7 ust. 3).

Zastrzeżenia Zleceniodawca zgłasza w Panelu Firmy albo e-mailem. Zleceniobiorca odpowiada w ciągu 14 dni.

Za świadczenia Zleceniodawca płaci według cennika z Załącznika nr 1, a jeżeli w Panelu Firmy ustalono indywidualne warunki cenowe („Oferta firmy”), według tych warunków.

Płatność następuje przy Zamówieniu, za pośrednictwem operatora płatności, albo, jeżeli Zleceniobiorca przyznał płatność odroczoną, na podstawie faktury zbiorczej za okres rozliczeniowy wskazany przy jej przyznaniu, w terminie 14 dni od jej wystawienia.

Faktury wystawiane są w Krajowym Systemie e-Faktur zgodnie z przepisami.

Zmiana cennika wymaga powiadomienia Zleceniodawcy co najmniej 30 dni przed wejściem w życie; Zleceniodawca może wtedy wypowiedzieć Umowę zgodnie z § 13 ust. 4. Zmiana nie dotyczy Zamówień złożonych przed jej wejściem w życie.

Zleceniobiorca jest odrębnym administratorem danych osób badanych w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych, prowadzenia dokumentacji medycznej i wydawania Orzeczeń w Placówkach własnych.

Przekazując Orzeczenie z Placówki własnej, Zleceniobiorca wykonuje obowiązek z § 3 ust. 4h Rozporządzenia. Zleceniodawca otrzymuje Orzeczenie jako odrębny administrator, w celu wykonania obowiązków z art. 229 Kodeksu pracy.

Placówki Partnerskie są administratorami danych osób, które badają, i prowadzą ich dokumentację medyczną. Kopie Orzeczeń z Placówek Partnerskich Zleceniobiorca przekazuje Zleceniodawcy w imieniu Placówki Partnerskiej, jako podmiot przetwarzający, na podstawie zlecenia tej placówki.

W zakresie danych, które Zleceniodawca sam wprowadza do Panelu Firmy (lista pracowników, stanowiska, działy, skierowania wystawiane w Panelu, przypomnienia o terminach), Zleceniobiorca przetwarza dane w imieniu Zleceniodawcy jako podmiot przetwarzający, na zasadach Załącznika nr 4 (umowa powierzenia).

Dostęp do Orzeczeń u Zleceniobiorcy mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania tajemnicy.

Każda Strona zawiadamia drugą niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od wykrycia, o przekazaniu Orzeczenia niewłaściwemu odbiorcy i o innym naruszeniu ochrony danych dotyczącym Umowy.

Każda Strona spełnia obowiązek informacyjny wobec osób, których dane pozyskuje. Zleceniobiorca informuje osoby badane o przekazaniu Orzeczenia Zleceniodawcy.

Zleceniobiorca odpowiada za terminowe i prawidłowe przekazanie Orzeczenia na adres i do osób z Załącznika nr 2.

Zleceniobiorca nie odpowiada za skutki wskazania przez Zleceniodawcę błędnego adresu, niezgłoszenia zmiany odbiorców ani dostępu osób trzecich po stronie Zleceniodawcy.

Umowę zawarto na 12 miesięcy od dnia jej zawarcia.

Umowa przedłuża się na kolejne okresy 12-miesięczne, jeżeli żadna ze Stron nie wypowie jej najpóźniej na 1 miesiąc przed końcem bieżącego okresu. Zleceniobiorca przypomina Zleceniodawcy o przedłużeniu co najmniej 45 dni przed końcem okresu.

Każda ze Stron może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli druga Strona rażąco narusza jej postanowienia i nie usunie naruszenia w terminie 7 dni od wezwania, a ponadto:

1. 1)Zleceniodawca: gdy Zleceniobiorca utraci uprawnienia do udzielania świadczeń z zakresu medycyny pracy albo gdy kierownik wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy wystąpi do Zleceniodawcy o zastosowanie skutków przewidzianych w Umowie (art. 18 ust. 3 pkt 1 Ustawy);
2. 2)Zleceniobiorca: gdy Zleceniodawca zalega z płatnością dłużej niż 30 dni po wezwaniu albo uporczywie nie wykonuje obowiązków z § 8 ust. 1 pkt 1-4.

Zleceniodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia w razie zmiany Warunków lub cennika (§ 10 ust. 4, § 14).

Wypowiedzenie i rozwiązanie wymagają formy dokumentowej (w szczególności e-mail z adresu Administratora Panelu albo funkcja w Panelu Firmy).

Po rozwiązaniu Umowy Zleceniobiorca przekazuje Orzeczenia z badań wykonanych w czasie jej trwania zgodnie z § 6.

Zleceniobiorca może zmienić Warunki z ważnych przyczyn: zmiany przepisów lub ich wykładni przez organy, zmiany sposobu przekazywania Orzeczeń wynikającej z przepisów albo z rozwoju Panelu Firmy, zmiany zakresu świadczeń, zmiany danych Zleceniobiorcy, potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa danych.

O zmianie Zleceniobiorca powiadamia Administratorów Panelu e-mailem i w Panelu Firmy co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie, z nową wersją Warunków w PDF i opisem zmian.

Zmieniona wersja wiąże Zleceniodawcę, jeżeli nie wypowie on Umowy przed dniem wejścia zmian w życie (§ 13 ust. 4).

Zmiana Załączników nr 2 i 3 nie jest zmianą Warunków.

Strony dążą do polubownego rozwiązania sporu w terminie 14 dni od zgłoszenia.

Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą z uprawnieniami konsumenta.

Uchybienia stwierdzone przez wojewódzki ośrodek medycyny pracy Strony wyjaśniają w trybie ust. 1; Zleceniobiorca informuje Zleceniodawcę o wystąpieniu pokontrolnym dotyczącym świadczeń z Umowy w ciągu 7 dni.

Umowę tworzą niniejsze Warunki w wersji wskazanej w potwierdzeniu zawarcia oraz Załączniki.

W razie sprzeczności rozstrzyga treść Umowy, następnie Załączniki. Regulamin serwisu medycynapracy24.pl stosuje się wyłącznie do usług świadczonych drogą elektroniczną (konto, Panel Firmy) i nie zmienia Umowy.

Umowę zawarto w języku polskim, podlega prawu polskiemu.

Korespondencja: Zleceniobiorca - b2b@medycynapracy24.pl, ul. Wioślarska 10 lok. 38, 05-825 Grodzisk Mazowiecki; Zleceniodawca - adresy z Załącznika nr 2.