Jak zorganizować badania medycyny pracy dla pracowników firmy w kilku miastach?

Firma z centralą w Warszawie, magazynem pod Łodzią, sklepami w pięciu miastach i handlowcami pracującymi z domu ma jeden problem z medycyną pracy: każdy oddział „załatwia" badania inaczej, w innej przychodni, za inną cenę i z inną jakością skierowań. HR nie ma jednego rejestru terminów, a kontrola PIP w dowolnym oddziale wyciąga braki. Poniżej proces, który to porządkuje.

Czy firma musi mieć osobną umowę z przychodnią w każdym mieście?

Nie. Art. 12 ustawy o służbie medycyny pracy wymaga pisemnej umowy pracodawcy z jednostką medycyny pracy, ale nie mówi, że musi to być jednostka „z tego samego miasta". Jedna umowa z dostawcą, który ma sieć placówek partnerskich i badania online, obejmuje wszystkie lokalizacje. To rozwiązanie jest prostsze przy kontroli PIP (jedna umowa, jeden rejestr) i tańsze (warunki ustalane dla całej firmy, nie dla każdego oddziału z osobna).

Kogo można zbadać online, a kto musi iść do placówki?

Online można zbadać pracowników biurowych, IT, sprzedaż, pracę zdalną oraz większość stanowisk w handlu i usługach — czyli wszędzie tam, gdzie skierowanie nie wymaga badań dodatkowych z aparaturą. Do placówki muszą iść kierowcy zawodowi, operatorzy wózków i maszyn, osoby pracujące na wysokości oraz stanowiska z hałasem lub pyłami (audiometria, spirometria, psychotechnika). Od tego podziału zależy, czy w ogóle potrzebujesz placówki w danym mieście.

W praktyce w typowej firmie usługowo-handlowej 70-90% stanowisk kwalifikuje się do badania online, więc „placówka w każdym mieście" przestaje być warunkiem. Zobacz, jak wygląda badanie medycyny pracy online.

Jak zorganizować proces krok po kroku

1. Zrób listę pracowników z podziałem na oddziały i stanowiska — z datami ważności obecnych orzeczeń (nowy dostawca nie unieważnia starych, stare orzeczenia obowiązują do końca ważności).
2. Podziel stanowiska na online i stacjonarne według tabeli wyżej; dla stacjonarnych sprawdź, w którym mieście dostawca ma placówkę najbliżej oddziału.
3. Podpisz jedną umowę ramową obejmującą wszystkie lokalizacje (bez minimum miesięcznego; rabat 10% dla firm automatycznie, większe firmy - warunki indywidualne po demo lub rozmowie).
4. Przygotuj szablony skierowań per stanowisko — czynniki muszą opisywać rzeczywiste warunki w danym oddziale, nie „biuro" dla wszystkich. Pomaga generator skierowań.
5. Ustal, kto wystawia skierowanie: centralnie HR (najczęściej) albo kierownik oddziału z gotowego szablonu. W obu wariantach orzeczenia wracają na jeden adres HR.
6. Wgraj listę do panelu firmy i włącz przypomnienia o kończącej się ważności — dostajesz alert 30 i 14 dni przed terminem, z podziałem na działy.
7. Rozliczaj się jedną fakturą zbiorczą (miesięczną lub kwartalną) z zestawieniem XLSX: imię, oddział, stanowisko, kanał, kwota.

Kto wystawia skierowanie w firmie wielooddziałowej?

Skierowanie wystawia pracodawca — a więc firma, nie oddział. Nie ma znaczenia, czy fizycznie podpisze je prezes, kadrowa w centrali czy kierownik sklepu z upoważnienia. Ważne jest, żeby czynniki na skierowaniu odpowiadały stanowisku w tym konkretnym oddziale: sklep z chłodnią ma „pracę w niskiej temperaturze", a sklep bez chłodni nie. Jeden szablon „sprzedawca" dla całej sieci to najczęstszy błąd, który potem widać w orzeczeniu. Więcej: jak opisać czynniki szkodliwe na skierowaniu.

Ile to kosztuje i czy oddziały płacą osobno?

Cena badania zależy od stanowiska i czynników, a w placówce także od miasta i placówki — kwotę dla oddziału pokazują cennik i kreator. Firma dostaje automatycznie rabat 10%, a większe firmy - warunki ustalane indywidualnie po demo lub rozmowie; faktura zbiorcza może być rozbita per oddział lub centrum kosztów, jeśli księgowość tego potrzebuje. Za badania zawsze płaci pracodawca — także wtedy, gdy pracownik jedzie do placówki w innym mieście; koszt dojazdu i czas badania też obciążają firmę.

Checklista HR dla firmy w kilku miastach

• jedna umowa na wszystkie lokalizacje, z listą placówek stacjonarnych przy oddziałach,
• rejestr pracowników z oddziałem, stanowiskiem i datą ważności orzeczenia,
• szablony skierowań per stanowisko i oddział (nie „jedno dla wszystkich"),
• jasny podział: kto kieruje, dokąd wracają orzeczenia, kto pilnuje terminów,
• przypomnienia o wygasających orzeczeniach ustawione z wyprzedzeniem,
• jedna faktura zbiorcza z zestawieniem — kontrola kosztów per oddział.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie skontaktuj się z lekarzem medycyny pracy lub prawnikiem.